Inleiding
De term 'bedrijfsvoering' is een omvattend begrip en heeft betrekking op de volgende onderdelen: personeel, organisatie, financiën, juridische zaken, communicatie, ICT, informatievoorziening en beveiliging, inkoop en huisvesting/facilitair.
COVID-19 virus
Het virus heeft ook grote impact op de gemeentelijke organisatie. Er zijn al passende maatregelen getroffen om enerzijds plaats onafhankelijk (op afstand) te werken en anderzijds de interne dienstverlening op hetzelfde niveau te continueren. Ook voor 2021 zullen wij vanwege de onvoorspelbaarheid van het virus gefocust blijven en verder beleid ontwikkelen. De richtlijnen van de overheid en het RIVM worden hierbij als leidraad gebruikt.
Ontwikkeling bedrijfsvoering
Onze organisatie moet naast het bovenstaande mee kunnen bewegen met de (steeds complexere) opgaven en vraagstukken in de stad: dit vraagt om ‘passend organiseren’. De bedrijfsvoering moet deze beweging optimaal faciliteren. Zowel intern als in de relatie met inwoners, bedrijven etc. Tegelijk spelen er financiële problemen en een taakstelling die noodzaken tot een stringente budgetbeheersing. Dit leidt tot de volgende speerpunten:
- De doorontwikkeling van de organisatie waaronder de informatievoorziening;
- De flexibele aanwending van middelen binnen de bestaande budgetten en scherp financieel toezicht;
- Het de-bureaucratiseren en inzetten op continu ontwikkelen en verbeteren van onze werkwijzen;
- De andere manieren van werken waarbij flexibiliteit en samenwerking voorop staan;
- De investering in de competenties, vakmanschap en inzetbaarheid van de medewerkers.
Daarnaast is voor een omvangrijk deel van onze (meer klassieke overheids)taken en verantwoordelijkheden juist een routinematige en gestandaardiseerde aanpak nodig, waarin doelmatigheid en rechtmatigheid voorop staan.
Wat willen we bereiken?
Het komende jaar richten wij ons op de verdere doorontwikkeling van de bedrijfsvoering na een intensief organisatieontwikkeltraject. We leiden medewerkers op of trekken deze (al dan niet tijdelijk) aan, om de kennis en vaardigheden die hierbij passen in huis te halen. Wij zullen onverminderd letten op de doeltreffende en doelmatige besteding van het beschikbare budget. De verwachting is dat onze maatschappelijke opgaven groter worden, terwijl de beschikbare budgetten stabiel blijven. De kwaliteitsslag wordt daarom gecombineerd met een efficiëntieslag (in de vorm van een taakstellende bezuiniging).
Wat gaan we daarvoor doen?
De clustering van de bedrijfsvoering is een eerste stap geweest in de ontwikkeling naar een snellere, goede en efficiënte ondersteuning van de organisatie. In 2021 wordt een strategische visie voor de bedrijfsvoering als geheel geformuleerd. Hierin schetsen we een gemeenschappelijk toekomstperspectief en nemen we maatregelen en activiteiten op om dit perspectief te realiseren. We kijken daarnaast onder andere naar huisvesting en werkplekken van de gemeentelijke organisatie; hoe kunnen we gebouwen beter benutten en naar strategische personeelsplanning. We gaan de interne dienstverlening versnellen en verbeteren; processen en producten digitaliseren we waar mogelijk.
Wat gaat het kosten?
Van gerichte bedrijfsvoeringsverbeteringen verwachten we een oplopende besparing, zoals afgesproken bij de vorige en aangevuld in de huidige begroting. De totale financiële opgave voor de bedrijfsvoering in de komende jaren is behoorlijk en tegelijkertijd is een verdere doorontwikkeling noodzakelijk.